¿Quién no ha tenido alguna vez la sensación de estar perdiendo el tiempo en una reunión?
Reuniones que se podrían solucionar con un email, que se alargan interminablemente, que no conducen a nada concreto... Te suena familiar, ¿verdad?
Antes de que te plantees prescindir de todo tipo de reunión, te advertimos de que esto no sería tampoco lo más acertado. Las reuniones son necesarias para lograr equipos de trabajo más compenetrados y efectivos.
Un exceso o mal uso de ellas, sin embargo, las puede convertir en un obstáculo para nuestra productividad. Para evitar eso, revisa las buenas prácticas que te mostramos a continuación:
Antes de la reunión
Paso 1) ¿Es imprescindible organizar esta reunión?
A excepción de cuando hay que trasladar comunicaciones delicadas o importantes; las reuniones no suelen ser la mejor manera de compartir información. Por tanto, plantéate si hay métodos más eficaces para solucionar el tema a tratar.
Un email, vídeo conferencia, o mensaje a través de redes sociales corporativas son alternativas válidas, y mucho más ágiles que una reunión presencial.
Paso 2) Define el objetivo de la reunión y los temas a tratar
Toda reunión debe tener un propósito concreto. En caso contrario, los asistentes dudarán sobre la utilidad del encuentro y no estarán tan focalizados como desearíamos. Un objetivo claro y específico es clave para no terminar divagando en varios temas sin terminar de avanzar en ninguno de ellos.
Paso 3) Convoca a los asistentes y asegúrate de que están bien informados
Nadie debería ir a una reunión solamente de "oyente". Guíate por este principio cuando te aparezcan dudas sobre si alguien debería asistir o no a la reunión. Invita sólo a personas que tengan algo que aportar sobre el tema que se tratará.
A la hora de escoger fecha para el encuentro, suele ser muy práctico hacer uso de herramientas de planificación que permitan comprobar la disponibilidad de los asistentes. Asimismo, si es necesaria documentación para preparar la reunión, es recomendable usar herramientas en la nube para compartirla con los asistentes.
Por último, trata de enviar la convocatoria con antelación suficiente. Así los asistentes tendrán tiempo para prepararse y adecuar su agenda para estar en la reunión.
Durante la reunión:
Paso 4) Comienza y termina la reunión con puntualidad
No penalices a las personas que lleguen puntuales. Todos tenemos cosas importantes a hacer; así que esto no es motivo suficiente para justificar una impuntualidad.
En caso de que alguien llegue tarde, no vuelvas a empezar desde un principio. Si la persona aparece a deshora y descubre que durante su ausencia se ha perdido información importante, aprenderá una valiosa lección: la importancia de ser puntual. El resto de personas agradecerán mucho que muestres respeto por su tiempo.
Para que una reunión sea más eficaz, trata de que no exceda la hora y media de duración. Tras esta franja de tiempo, las personas pierden atención y están menos participativas. Recuerda que no nos interesa que los presentes se limiten a calentar la silla.
También es importante terminar la reunión a la hora establecida. Para ello, puede ayudarte tener visible en una pantalla o pizarra la agenda con los puntos a tratar. Así, fomentas que las personas estén más concentradas y evitas que la reunión se prolongue más de lo que debería.
Paso 5) Recuerda el propósito y el programa de la reunión
Una vez la reunión empiece, es fundamental que sitúes a los asistentes en contexto. A pesar de que ya les enviaste la información (ver paso 3), lo más normal es que a estas alturas hayan olvidado alguna parte de la misma. Por eso, refrescarles la memoria al inicio del encuentro es una buena idea.
A partir de aquí, tenemos que asegurarnos de que se respetan los tiempos y temas marcados; y procurar de encauzar la reunión si vemos que en algún momento pierde su foco.
Paso 6) Fomenta la participación y toma apuntes
Como hemos dicho anteriormente, en una reunión nadie debería ser sólo “oyente”. Por tanto, ya que todas las personas tienen algo a aportar, es vital que todas lo hagan; incluso aquellas menos propensas a hablar. Cada opinión cuenta a la hora de solucionar problemas en equipo.
También es aconsejable tomar notas en un cuaderno de papel (no en un dispositivo electrónico, ya que otras personas pueden asumir que estás haciendo otras tareas). La memoria muchas veces es traicionera, así que no está de más documentar las ideas y decisiones que van surgiendo.
Paso 7) Concreta en las conclusiones
En el cierre de una reunión es esencial definir las acciones, los responsables de éstas y los plazos para llevarlas a cabo. En esta fase es fundamental lograr que las personas se comprometan a hacer la acción dentro del plazo establecido. Y es que cuando el resto de asistentes son testigos de ese compromiso, las personas tienen un incentivo mucho mayor para cumplir con sus tareas. Aunque pueda parecer una tontería, este simple detalle suele dar muy buenos resultados.
Después de la reunión
Paso 8) Haz seguimiento
Te sorprenderías de la cantidad de veces que las personas salen de una misma reunión con interpretaciones completamente diferentes de lo ocurrido. Para reducir este riesgo, envía una nota a los asistentes destacando las decisiones acordadas. Trata de hacerlo dentro de un plazo de 24 horas tras la reunión para así incentivar el inicio de las tareas cuanto antes.
Para organizar mejor los grupos de trabajo, es recomendable utilizar herramientas de gestión de tareas, que facilitan la colaboración en equipo.
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